Como criar uma folha de presença de funcionários no Excel
Se você está procurando uma maneira simples e eficaz de controlar a presença, ausência, licença médica, dias de férias e outros dados relacionados à presença de seus funcionários, considere o uso de uma folha de presença do funcionário no Excel. Uma folha de presença do funcionário é uma planilha que registra a presença, ausência, licença médica e outros dados de comparecimento dos funcionários para fins de folha de pagamento ou agendamento. Ele pode ajudá-lo a monitorar o desempenho de seus funcionários, calcular seus salários e identificar problemas de comparecimento.
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Neste artigo, mostraremos como criar uma folha de presença de funcionários no Excel do zero, bem como usar um modelo gratuito de folha de presença de funcionários no Excel. Também explicaremos o que é uma folha de presença do funcionário e por que você precisa de uma, e quais são os benefícios de usar uma folha de presença do funcionário no Excel.
O que é uma folha de presença do funcionário e por que você precisa de uma?
Definição e Finalidade de uma Folha de Presença de Funcionário
Uma folha de presença do funcionário é um documento que registra a presença, ausência, licença médica e outros dados de frequência dos funcionários para fins de folha de pagamento ou agendamento. Também pode incluir outras informações, como nome do funcionário, detalhes pessoais, horários dos turnos, horas extras, total de horas trabalhadas, etc. Uma folha de presença do funcionário pode ser usada para diferentes períodos de tempo, como diário, semanal, mensal ou anual.
O principal objetivo de uma folha de presença do funcionário é acompanhar as horas de trabalho de seus funcionários e garantir que eles sejam pagos corretamente. Também pode ajudá-lo a gerenciar sua força de trabalho com mais eficiência, pois você pode ver quem está disponível, quem está de licença, quem está atrasado, quem está ausente etc.
Benefícios de usar uma folha de presença do funcionário no Excel
São muitos os benefícios de usar uma planilha de presença de funcionários no Excel, como:
É fácil de usar. Você não precisa de nenhuma habilidade especial ou treinamento para usar o Excel. Você pode simplesmente inserir os dados manualmente ou importá-los de outras fontes. Você também pode editar, formatar, classificar, filtrar e analisar os dados facilmente.
É acessível. Você pode acessar a folha de presença do funcionário no Excel a partir de qualquer dispositivo que tenha o Excel instalado. Você também pode compartilhá-lo com seus funcionários ou colegas por e-mail ou serviços de armazenamento em nuvem. Você também pode imprimi-lo se precisar de uma cópia impressa.
É de uso gratuito. Você não precisa pagar por nenhum software ou taxas de assinatura para usar o Excel. Você pode simplesmente baixá-lo do site da Microsoft ou usá-lo online através do Microsoft Office Online.
É personalizável. Pode personalizar a folha de presenças dos seus colaboradores em Excel de acordo com as suas necessidades e preferências. Você pode adicionar ou excluir colunas, linhas ou células. Você também pode aplicar fórmulas, funções, tabelas, gráficos, formatação condicional, validação de dados, etc., para tornar sua folha de presença de funcionários mais precisa e informativa.
Como criar uma folha de presença de funcionários no Excel a partir do zero
Se pretender criar de raiz uma folha de presenças de colaboradores em Excel, pode seguir os seguintes passos:
Etapa 1: abra uma nova planilha do Excel e crie colunas para cada data do mês
Primeiro, abra uma nova planilha do Excel e nomeie-a como "Folha de Presença do Funcionário". Em seguida, crie colunas para cada data do mês em que deseja acompanhar a frequência de seus funcionários. Por exemplo, se você deseja acompanhar a frequência de junho de 2023, pode criar colunas de A a AF e inserir as datas de 1 a 30 na linha 1. Você também pode formatar as células como datas selecionando-as e clicando na guia "Página inicial", clicando no menu suspenso "Formato de número" e escolhendo "Data abreviada".
Etapa 2: crie uma coluna para nomes de funcionários no canto esquerdo
Em seguida, crie uma coluna para os nomes dos funcionários no canto esquerdo da planilha.Você pode inserir os nomes de seus funcionários na coluna A, começando na linha 2. Você também pode formatar as células como texto selecionando-as e clicando na guia "Página inicial", clicando no menu suspenso "Formato de número" e escolhendo "Texto".
Etapa 3: preencha as colunas correspondentes aos fins de semana e feriados com cores
Em seguida, preencha as colunas correspondentes aos fins de semana e feriados com cores para destacá-los do resto dos dias. Você pode usar qualquer cor que desejar, mas recomendamos usar uma cor cinza claro para fins de semana e uma cor vermelha clara para feriados. Para fazer isso, selecione as colunas que deseja preencher com cor e clique na guia "Página inicial", depois clique no ícone "Cor de preenchimento" e escolha a cor desejada.
Etapa 4: Aplicar validação de dados para evitar inconsistência nas entradas dos funcionários
Em seguida, aplique a validação de dados para evitar inconsistências nas entradas dos funcionários. A validação de dados é um recurso que permite restringir o tipo de dados que podem ser inseridos em uma célula ou intervalo de células. Por exemplo, você pode usar a validação de dados para permitir que apenas determinados valores, como P para presente, A para ausente, L para atrasado, S para licença médica, V para férias, etc., sejam inseridos nas células onde seus funcionários precisam marcar presença. Para fazer isso, selecione as células onde deseja aplicar a validação de dados e clique na guia "Dados", depois clique no ícone "Validação de dados" e escolha "Validação de dados". Na caixa de diálogo que aparece, clique na guia "Configurações" e escolha "Lista" no menu suspenso "Permitir". Em seguida, insira os valores que deseja permitir na caixa "Fonte", separados por vírgulas. Por exemplo, você pode inserir P,A,L,S,V. Você também pode marcar a caixa "In-cell dropdown" para mostrar uma lista suspensa de valores em cada célula. Clique em "OK" para aplicar a validação de dados.
Etapa 5: bloqueie as células além daquelas em que os funcionários precisam inserir seus dados
Em seguida, bloqueie as células ao lado daquelas onde os funcionários precisam inserir seus dados.Isso evitará alterações ou exclusões acidentais da folha de presença do funcionário. Para fazer isso, selecione todas as células da planilha pressionando Ctrl+A ou clicando no canto superior esquerdo da planilha. Em seguida, clique com o botão direito do mouse em qualquer célula e escolha "Formatar células". Na caixa de diálogo que aparece, clique na guia "Proteção" e desmarque a caixa "Bloqueado". Clique em "OK" para aplicar esta alteração. Em seguida, selecione apenas as células onde seus funcionários precisam inserir seus dados e clique com o botão direito do mouse em qualquer célula e escolha "Formatar Células". Na caixa de diálogo que aparece, clique na guia "Proteção" e marque a caixa "Bloqueado". Clique em "OK" para aplicar esta alteração. Por fim, clique na guia "Revisar" e escolha "Proteger planilha". Na caixa de diálogo que aparece, digite uma senha se quiser proteger sua planilha com uma senha ou deixe em branco se não quiser. Você também pode marcar ou desmarcar as opções que deseja permitir ou não para seus funcionários, como selecionar, formatar, inserir, excluir, classificar, filtrar, etc. Clique em "OK" para proteger sua planilha.
Passo 6: Clique na Célula que Deseja Mostrar o Número de Ausências e Digite a Fórmula
Em seguida, clique na célula onde deseja exibir o número de faltas de cada funcionário e digite a fórmula que contará a quantidade de células que contém o valor "A" de ausente. A fórmula é =CONT.SE(intervalo,"A"), onde intervalo é o intervalo de células que você deseja contar. Por exemplo, se você deseja contar o número de ausências do funcionário na linha 2 e o intervalo de células em que o funcionário marca presença é de B2 a AF2, insira a fórmula =CONT.SE(B2:AF2,"A") na célula AG2. Você também pode arrastar a fórmula para baixo para aplicá-la a outras linhas.
Etapa 7: compartilhe a planilha do Excel com todos os funcionários e dê a eles acesso para editar
Por fim, compartilhe a planilha do Excel com todos os funcionários e dê a eles acesso para editar seus próprios dados.Você pode fazer isso salvando sua planilha em um serviço de armazenamento em nuvem, como OneDrive, Google Drive, Dropbox, etc., e enviando o link para seus funcionários por e-mail ou outros canais de comunicação. Você também pode definir as permissões para cada funcionário para que eles possam editar apenas sua própria linha e não outras. Para fazer isso, clique no botão "Compartilhar" no canto superior direito da sua planilha e escolha "Compartilhar com pessoas e grupos". Na caixa de diálogo exibida, insira o endereço de e-mail de cada funcionário e escolha "Pode editar" no menu suspenso. Em seguida, clique no ícone de engrenagem ao lado de cada endereço de e-mail e marque a caixa que diz "Restringir edição a células específicas". Em seguida, clique no botão "Selecionar células" e selecione a linha que corresponde a cada funcionário. Clique em "Concluído" para aplicar esta alteração. Repita esse processo para cada funcionário. Clique em "Enviar" para compartilhar sua planilha com seus funcionários.
Como usar um modelo gratuito de folha de presença de funcionários no Excel
Onde encontrar modelos gratuitos de folha de presença de funcionários no Excel
Se você não deseja criar uma folha de presença do funcionário no Excel do zero, também pode usar um modelo gratuito de folha de presença do funcionário no Excel que já foi projetado e formatado para você. Existem muitos sites que oferecem modelos gratuitos de folha de presença de funcionários em Excel que você pode baixar e personalizar de acordo com suas necessidades. Alguns desses sites são:
: Este site oferece vários tipos de modelos de folha de presença de funcionários em Excel, como folhas de presença mensais, folhas de presença anuais, calendários de presença, rastreadores de presença, etc.
: Este site oferece uma variedade de modelos de folha de presença de funcionários em Excel que são adequados para diferentes setores e finalidades, como folhas de presença diárias, folhas de presença semanais, folhas de presença quinzenais, folhas de presença mensais, etc.
: Este site oferece modelos de folha de presença de funcionários simples e fáceis de usar em Excel que podem ajudá-lo a acompanhar a presença, ausência, licença médica, dias de férias etc.
Como baixar e personalizar um modelo gratuito de folha de presença do funcionário no Excel
Para baixar e personalizar um modelo gratuito de folha de presença do funcionário no Excel, você pode seguir estas etapas:
Escolha um site que ofereça modelos gratuitos de folha de presença de funcionários no Excel e navegue por sua coleção de modelos.
Selecione um modelo que atenda às suas necessidades e preferências e clique no botão ou link "Download".
Salve o arquivo de modelo em seu computador ou dispositivo e abra-o com o Excel.
Edite e personalize o modelo de acordo com suas necessidades. Você pode alterar o título, data, nome, cor, fonte, layout, fórmula etc. do modelo.
Salve seu modelo personalizado de folha de presença do funcionário no Excel e compartilhe-o com seus funcionários conforme descrito na etapa 7 acima.
Conclusão
Uma folha de presença do funcionário no Excel é uma ferramenta útil que pode ajudá-lo a rastrear os dados de frequência de seus funcionários para fins de folha de pagamento ou agendamento. Ele também pode ajudá-lo a monitorar o desempenho de seus funcionários e identificar problemas de comparecimento. Você pode criar uma folha de presença do funcionário no Excel do zero, seguindo as etapas que explicamos neste artigo, ou pode usar um modelo gratuito de folha de presença do funcionário no Excel que pode baixar e personalizar em vários sites. De qualquer forma, você pode se beneficiar do uso de uma folha de presença do funcionário no Excel, pois é fácil de usar, acessível, gratuito e personalizável. Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprender como criar uma folha de presença de funcionários no Excel e que seja útil para o seu negócio.
perguntas frequentes
Aqui estão algumas perguntas frequentes sobre a folha de presença do funcionário no Excel:
P: Como posso calcular o total de horas trabalhadas por cada funcionário usando uma folha de presença do funcionário no Excel?
R: Você pode calcular o total de horas trabalhadas por cada funcionário usando uma folha de presença do funcionário no Excel usando uma fórmula que somará as horas inseridas por cada funcionário nas células onde marcam sua presença. A fórmula é =SOMA(intervalo), onde intervalo é o intervalo de células que contém as horas inseridas por cada funcionário. Por exemplo, se você deseja calcular o total de horas trabalhadas pelo funcionário na linha 2 e o intervalo de células em que o funcionário insere suas horas é de B2 a AF2, você pode inserir a fórmula =SOMA(B2:AF2) na célula AH2. Você também pode arrastar a fórmula para baixo para aplicá-la a outras linhas.
P: Como posso criar uma tabela ou gráfico que mostre os dados de frequência de meus funcionários usando uma planilha de frequência de funcionários no Excel?
R: Você pode criar uma tabela ou gráfico que mostre os dados de assiduidade de seus funcionários usando uma planilha de assiduidade do funcionário no Excel, selecionando os dados que deseja exibir na tabela ou gráfico e clicando na guia "Inserir", escolhendo a seguir o tipo de tabela ou gráfico que deseja criar no grupo "Gráficos". Por exemplo, você pode criar um gráfico de pizza que mostre a porcentagem de presença, ausência, licença médica, férias etc. de seus funcionários, selecionando as células que contêm esses valores e clicando na guia "Inserir" e escolhendo "Pie" no grupo "Gráficos". Você também pode personalizar seu gráfico ou gráfico adicionando títulos, rótulos, legendas, cores etc., clicando nas guias "Design" ou "Formato" em "Ferramentas de gráfico".
P: Como posso exportar ou imprimir a folha de presença do meu funcionário no Excel?
R: Você pode exportar ou imprimir a folha de presença do seu funcionário no Excel clicando na guia "Arquivo" e escolhendo "Exportar" ou "Imprimir" no menu. Você pode exportar a folha de presença do funcionário no Excel como um arquivo PDF, um arquivo XPS ou um anexo de e-mail escolhendo a opção apropriada em "Exportar".Você também pode imprimir a folha de presença do funcionário em Excel, escolhendo "Imprimir" no menu e ajustando as configurações como impressora, orientação, margens, escala, etc., em "Imprimir". Você também pode visualizar a folha de presença do funcionário antes de imprimir clicando no botão "Visualizar impressão".
P: Como posso proteger a folha de presença do meu funcionário no Excel contra acesso ou modificação não autorizados?
R: Você pode proteger a folha de presença do funcionário no Excel contra acesso ou modificação não autorizados aplicando uma senha ou criptografia ao seu arquivo de planilha. Para fazer isso, clique na guia "Arquivo" e escolha "Informações" no menu. Em seguida, clique no botão "Proteger pasta de trabalho" e escolha "Criptografar com senha" ou "Criptografar com certificado" no menu suspenso. Na caixa de diálogo exibida, digite uma senha ou selecione um certificado que deseja usar para proteger seu arquivo de planilha. Clique em "OK" para aplicar esta alteração.
P: Como posso atualizar automaticamente a folha de presença do meu funcionário no Excel?
R: Você pode atualizar a folha de presença de seus funcionários no Excel automaticamente usando uma macro ou um código VBA que será executado toda vez que você abrir seu arquivo de planilha. Uma macro ou um código VBA é um conjunto de instruções que informa ao Excel o que fazer. Por exemplo, você pode usar uma macro ou um código VBA que irá inserir uma nova coluna para cada nova data do mês e preenchê-la com cor se for um fim de semana ou feriado. Para criar uma macro ou um código VBA, você precisa ter alguns conhecimentos básicos de programação e Excel. Você também pode encontrar alguns exemplos de macros ou códigos VBA online que você pode modificar de acordo com suas necessidades. 0517a86e26
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